如何利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)解決常見(jiàn)的財(cái)務(wù)管理問(wèn)題？
發(fā)布時(shí)間：2020-09-27 點(diǎn)擊率：1282
常見(jiàn)財(cái)務(wù)問(wèn)題解決方案
財(cái)務(wù)問(wèn)題往往是廣大工程項(xiàng)目企業(yè)最為頭疼的，財(cái)務(wù)的問(wèn)題具有危害大、管理難、影響廣等特點(diǎn)。
今天，金石軟件就系統(tǒng)的盤點(diǎn)一下，各個(gè)工程企業(yè)常見(jiàn)的財(cái)務(wù)問(wèn)題和解決方案。
問(wèn)題1：付款額大于發(fā)票金額
職工A與供應(yīng)商甲簽訂合同，采購(gòu)商品總計(jì)30萬(wàn)元，發(fā)票開(kāi)到入賬后，因變化需多付2萬(wàn)元。A為了節(jié)約流程時(shí)間，違規(guī)操作，未重新簽訂合同，導(dǎo)致公司付款32萬(wàn)元，得到的發(fā)票卻只有30萬(wàn)元。
該操作會(huì)對(duì)企業(yè)造成什么影響？
1 職工A補(bǔ)回發(fā)票再讓財(cái)務(wù)進(jìn)行沖減，但開(kāi)票從協(xié)商到開(kāi)具、郵寄需要一定的時(shí)間。
2 職工A無(wú)法補(bǔ)充發(fā)票，那差額難以處理保障，只能掛暫不往來(lái)，或需要通過(guò)其他途徑補(bǔ)充發(fā)票。
金石解決方案：
系統(tǒng)可以設(shè)定以項(xiàng)目合同為基準(zhǔn)，該合同相關(guān)的付款額度不能超過(guò)發(fā)票額。（系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)關(guān)聯(lián)發(fā)票），以此杜絕違規(guī)操作。
問(wèn)題2：付款金額超過(guò)了預(yù)付款申請(qǐng)
員工A在3月10日請(qǐng)示高層領(lǐng)導(dǎo)X下月采購(gòu)水泥20噸，總金額6000元。但后來(lái)查賬時(shí)發(fā)現(xiàn)付款金額高達(dá)7800元，而財(cái)務(wù)人員表示當(dāng)時(shí)工作太忙，沒(méi)有看到預(yù)付款批示，只看到領(lǐng)導(dǎo)簽字的采購(gòu)申請(qǐng)即進(jìn)行付款。各執(zhí)一說(shuō)，最后也沒(méi)法解決。
金石解決方案：
這類情況常出現(xiàn)于組織架構(gòu)不完善，缺乏有效、科學(xué)的管理系統(tǒng)的企業(yè)，由于單據(jù)之間沒(méi)有聯(lián)系，僅憑紙質(zhì)文件記錄領(lǐng)導(dǎo)批示，在時(shí)間跨度較長(zhǎng)情況下，很容易出現(xiàn)各種漏洞。
金石項(xiàng)目管理系統(tǒng)將收錄所有的預(yù)付款申請(qǐng)，監(jiān)控發(fā)生的付款申請(qǐng)單，在財(cái)務(wù)人發(fā)起付款申請(qǐng)時(shí)，如遇超額將自動(dòng)發(fā)起提醒。提醒功能可以有效的防止財(cái)務(wù)人員出現(xiàn)失誤，如果在提醒模式下再出現(xiàn)失誤，也可以明確責(zé)任，進(jìn)行強(qiáng)化管理和追責(zé)。
問(wèn)題3：重復(fù)付款
某子公司采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員A發(fā)起支付供應(yīng)商貨款申請(qǐng)，恰逢財(cái)務(wù)經(jīng)理有急事處理，匆忙付款后卻沒(méi)有將信息告知A。
結(jié)果，A并未接到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)，以為未付款。在三天后，又提交同樣的付款申請(qǐng)，由于該子公司創(chuàng)立不久，財(cái)務(wù)人員匱乏，忙碌中未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核，再次將相同款項(xiàng)付出。直到月末對(duì)賬才發(fā)現(xiàn)。
金石解決方案：
重復(fù)付款這種低級(jí)錯(cuò)誤其實(shí)并不罕見(jiàn)，不過(guò)利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)就能輕松解決，無(wú)需額外設(shè)置，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)監(jiān)控，同合同下方重復(fù)付款、超額付款時(shí)將自動(dòng)發(fā)起提醒。
問(wèn)題4 員工借款未還
某員工A欲借款1萬(wàn)元，承諾次月歸還。公司領(lǐng)導(dǎo)考慮雖然A剛?cè)肼毑痪茫烧勏铝舜髥巫樱岢?/span>2萬(wàn)元，不會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，遂批準(zhǔn)。
但由于事物繁忙，在員工A未歸還的情況下發(fā)放了次月的工資及提成。A次日失蹤、查無(wú)音訊，雖然1萬(wàn)元已經(jīng)可報(bào)警立案，但當(dāng)前已對(duì)公司造成損失。
金石解決方案：
領(lǐng)導(dǎo)可在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中設(shè)置：?jiǎn)T工借款自動(dòng)從工資里扣除，之后系統(tǒng)將自動(dòng)扣除，不需要人工操作，也不會(huì)出現(xiàn)失誤。
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